Disciplinare sulla protezione dei dati e sulla ripartizione delle titolarità operative

Versione 3 — disciplinare tra titolari autonomi del trattamento (art. 4, n. 7 del Regolamento (UE) 2016/679, GDPR)

Il presente disciplinare regola le modalità di scambio ed elaborazione delle informazioni personali effettuate attraverso la piattaforma tra la struttura Ing. Micali Stefano (di seguito "Gestore della Piattaforma") e l'impresa o professionista accreditato (di seguito "Partner Collaboratore").

Art. 1 – Autonomia dei ruoli di titolarità (art. 4, n. 7 GDPR)

Le Parti prendono atto e confermano che le attività svolte nell'ambito della gestione delle pratiche d'incentivo comportano trattamenti di dati personali condotti in qualità di Titolari Autonomi del Trattamento:

• il Partner Collaboratore agisce quale Titolare autonomo nell'ambito della propria attività commerciale, contrattuale e d'installazione presso il cliente finale;
• il Gestore della Piattaforma agisce quale Titolare autonomo per l'istruttoria tecnica, la predisposizione della documentazione, la trasmissione e la rendicontazione delle pratiche di incentivo presso il GSE (Gestore dei Servizi Energetici) e per i relativi adempimenti di legge.

Art. 2 – Obblighi e garanzie a carico del Partner Collaboratore

Il Partner Collaboratore si impegna a:

1. raccogliere i dati anagrafici, di contatto, tecnici e fiscali dei clienti finali esclusivamente tramite la modulistica predisposta o approvata dal Gestore della Piattaforma;
2. fornire ed esibire al cliente finale l'informativa sul trattamento dei dati prima dell'acquisizione dei documenti, raccogliendo la formale dichiarazione di presa visione;
3. caricare all'interno della piattaforma unicamente documentazione conforme, leggibile, aggiornata e strettamente necessaria al perfezionamento dell'istruttoria presso il GSE;
4. custodire con la massima diligenza le credenziali di accesso assegnate, adottando misure adeguate per impedirne l'impiego a soggetti non autorizzati;
5. non utilizzare i dati personali dei clienti finali estratti dal gestionale per finalità autonome di profilazione o marketing prive di idonea base giuridica.

Art. 3 – Garanzie sulla modulistica e trasparenza verso l'interessato

Il Partner Collaboratore garantisce che il modulo di raccolta dati contenga la dicitura chiara ed esplicita mediante la quale il cliente finale prende atto che i propri dati saranno trasmessi alla struttura del Gestore della Piattaforma per l'espletamento autonomo delle procedure di richiesta degli incentivi statali e degli adempimenti correlati.

Art. 4 – Sicurezza delle infrastrutture digitali e riservatezza

• entrambe le Parti si impegnano ad attuare adeguate misure tecniche e organizzative ai sensi dell'art. 32 del GDPR, incluse la cifratura dei canali di trasmissione e la segregazione dei flussi informativi;
• il Gestore della Piattaforma garantisce che l'archiviazione remota avvenga su infrastrutture professionali protette. Attualmente l'archiviazione è affidata a un account Google personale, le cui garanzie sono quelle previste dalla normativa generale sulla privacy di Google (compresa l'adesione al Quadro per la Riservatezza dei Dati UE-USA). Il Gestore della Piattaforma ha inoltre attivato un account Google Workspace aziendale, per il quale ha già sottoscritto l'Addendum sul Trattamento dei Dati ex art. 28 GDPR - comprensivo di Clausole Contrattuali Tipo approvate dalla Commissione Europea e del Quadro per la Riservatezza dei Dati UE-USA: l'eventuale trasferimento dell'archiviazione su tale account, con le maggiori garanzie contrattuali che offre, è in corso di valutazione;
• il Partner Collaboratore si impegna a segnalare immediatamente al Gestore della Piattaforma qualsiasi potenziale evento di sicurezza o compromissione dell'account che possa impattare sui dati presenti a sistema.

Art. 5 – Conservazione dei dati e cancellazione

• i dati delle pratiche saranno conservati dal Gestore della Piattaforma per il periodo necessario a garantire la gestione del rapporto amministrativo con il GSE (almeno 5 anni) e per l'assolvimento degli obblighi fiscali e civilistici (10 anni);
• al termine della pratica o in caso di cessazione del rapporto con il Partner Collaboratore, quest'ultimo è tenuto a cancellare dalle proprie stazioni di lavoro locali le copie di riserva dei file riservati, fatta eccezione per i dati che deve conservare per propri obblighi normativi.

Art. 6 – Manleva e responsabilità

Il Partner Collaboratore solleva e tiene indenne il Gestore della Piattaforma da qualsiasi danno, sanzione o contestazione mossa dalle autorità di controllo o dagli interessati derivante da:

• omessa o idonea informazione resa al cliente finale in fase di raccolta dati;
• inserimento nel gestionale di dati inesatti, non aggiornati o acquisiti in violazione delle disposizioni vigenti;
• smarrimento o cessione indebita delle credenziali di accesso attribuibili a negligenza del Partner.

Art. 7 – Modifiche al disciplinare e accettazione telematica

L'accettazione del presente disciplinare avviene mediante spunta telematica al primo accesso alla piattaforma o a seguito di ogni aggiornamento formale del testo. L'accettazione costituisce condizione vincolante per l'abilitazione del profilo operativo.